Politique de confidentialité
Version du 28 septembre 2026
YFA Agency met en place des systèmes d'automatisation pour de petites entreprises. Ces systèmes manipulent des données qui appartiennent à nos clients et à leurs propres clients. Cette page explique lesquelles, pourquoi, où elles se trouvent et ce que nous nous interdisons d'en faire.
Qui est responsable
YFA Agency, établie en Belgique, joignable à l'adresse contact@yfa-agency.be.
Au sens du RGPD, l'entreprise cliente qui nous confie une automatisation reste responsable du traitement : ce sont ses données et celles de ses propres clients. YFA Agency intervient comme sous-traitant : nous traitons ces données uniquement sur instruction du client, pour faire fonctionner le service souscrit, et pour rien d'autre.
Les données traitées
Boîte email professionnelle (service de réponses et de devis)
Avec l'autorisation explicite du client, le système lit les emails non lus de sa boîte professionnelle et y dépose des brouillons de réponse. Aucun message n'est envoyé automatiquement : un humain relit et décide.
- Le contenu des emails est lu au moment du traitement et transmis au modèle d'intelligence artificielle qui rédige la réponse. Il n'est pas conservé par nos systèmes.
- Seule une trace d'activité est enregistrée : la date, l'adresse de l'expéditeur, l'objet du message, et le cas échéant le numéro et le montant du devis produit. Jamais le corps du message.
- Le jeton d'accès Google du client est conservé, chiffré en transit, pour permettre au système de fonctionner sans redemander une autorisation chaque jour.
Agenda Google
Consulté en lecture seule, uniquement lorsqu'un email demande une disponibilité. Nous ne créons, ne modifions et ne supprimons aucun événement.
Espace équipe
Pour les employés de l'entreprise cliente : prénom, nom, fonction, et numéro de téléphone si l'entreprise a activé les SMS. S'y ajoutent les tâches cochées avec leur horodatage, les messages laissés à la direction et les demandes d'absence. Chaque employé accède à sa page par un lien privé personnel, sans compte ni mot de passe.
Suivi de commande
Pour les clients finaux de l'entreprise : nom, adresse email, référence de commande et étape en cours. Ces données servent à afficher la page de suivi et à envoyer les emails d'avancement. La page de suivi est accessible par un lien imprévisible et n'est pas indexée par les moteurs de recherche.
Utilisation des données Google
Nos services utilisent les API Google (Gmail et Google Agenda) avec les autorisations minimales nécessaires à leur fonctionnement : lecture et création de brouillons dans Gmail, lecture seule de l'agenda.
Usage limité. L'utilisation et le transfert par YFA Agency des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d'usage limité (Limited Use).
YFA Agency's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
Concrètement, nous nous engageons à ne jamais :
- vendre, louer ou céder ces données à qui que ce soit ;
- les utiliser à des fins publicitaires ou de prospection ;
- les utiliser pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle ;
- permettre à un humain de les lire, sauf accord explicite du client, obligation légale, ou nécessité de résoudre un incident technique précis.
Où sont les données, et qui y a accès
Nos serveurs et notre base de données sont hébergés à Francfort, en Allemagne, donc dans l'Union européenne.
Quelques prestataires interviennent nécessairement dans le fonctionnement des services. Ils agissent comme sous-traitants ultérieurs :
| Prestataire | Rôle | Données concernées |
|---|---|---|
| Render | Hébergement du serveur et de la base de données (Francfort, UE) | L'ensemble des données des services |
| Anthropic | Modèle d'intelligence artificielle qui rédige les réponses et lit les commandes | Contenu des emails traités, transmis au moment du traitement et non conservé pour l'entraînement des modèles |
| Accès à la boîte Gmail et à l'agenda du client, sur son autorisation | Emails et disponibilités d'agenda | |
| Twilio | Envoi des SMS, uniquement si l'entreprise cliente a activé cette option | Numéro de téléphone de l'employé et texte du message |
Combien de temps
- Le contenu des emails n'est pas conservé.
- Les traces d'activité (date, expéditeur, objet) sont conservées pendant la durée du contrat, puis supprimées.
- Les données de l'espace équipe et du suivi de commande sont conservées tant que le service est actif.
- À la fin du contrat, l'ensemble des données du client est supprimé dans les trente jours, ou restitué s'il le demande.
Sécurité
Les échanges se font exclusivement en HTTPS. L'accès aux tableaux de bord et aux pages personnelles repose sur des liens privés imprévisibles, à traiter comme des mots de passe. Les accès techniques entre nos services sont protégés par une clé secrète. Les données de chaque entreprise cliente sont isolées : aucun client ne peut voir les données d'un autre.
Vos droits
Toute personne concernée — dirigeant, employé ou client final — peut demander l'accès à ses données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement, ou s'opposer à celui-ci.
Ces demandes s'adressent en priorité à l'entreprise cliente, qui est responsable du traitement. Si elle nous sollicite, nous l'assistons dans les meilleurs délais. Vous pouvez aussi nous écrire directement à contact@yfa-agency.be.
En cas de désaccord persistant, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — autoriteprotectiondonnees.be.
Modifications
Cette politique peut évoluer avec nos services. La date en haut de page indique la dernière version. Tout changement significatif est annoncé aux clients par email.